對于計劃中途錄用外國人員工的日本企業(yè)而言，簽證相關(guān)手續(xù)是合規(guī)用工的核心環(huán)節(jié)。若手續(xù)處理不當(dāng)，不僅可能影響員工入職進(jìn)度，還可能給企業(yè)帶來合規(guī)風(fēng)險。以下為大家梳理中途錄用外國人員工的關(guān)鍵手續(xù)流程，幫企業(yè)高效完成辦理。

第一步：先做“簽證-工作匹配度”核查，這是所有手續(xù)的前提

在啟動錄用流程前，企業(yè)需優(yōu)先核實(shí)擬錄用外國人當(dāng)前所持的在留簽證種類，與本次錄用的實(shí)際工作內(nèi)容是否匹配。

比如，員工持“技術(shù)·人文知識·國際業(yè)務(wù)”簽證，若錄用后從事的是翻譯、企劃等符合該簽證范疇的工作，即為匹配；若錄用后從事的是與簽證類型不符的體力勞動或其他非許可業(yè)務(wù)，則為不匹配。后續(xù)所有手續(xù)，均需根據(jù)“匹配”與“不匹配”兩種結(jié)果分類辦理。

二、分場景處理：兩類情況的具體手續(xù)流程

場景1：簽證種類與工作內(nèi)容一致——2種可選操作方式

若核查后確認(rèn)員工現(xiàn)有簽證與新工作內(nèi)容相符，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需求，任選以下兩種方式完成手續(xù)：

1. 申請“就業(yè)資格證明書”

向日本入國管理局提交申請，為員工獲取就業(yè)資格證明，明確其在本企業(yè)工作的合法性，適合希望快速完成手續(xù)、確保用工合規(guī)的企業(yè)。

2. 借簽證更新節(jié)點(diǎn)提交說明

無需單獨(dú)申請證明，待員工原有簽證到期需更新時，企業(yè)向入國管理局提交《員工職務(wù)內(nèi)容說明》《企業(yè)用工狀況說明》等材料，說明員工在本企業(yè)的具體工作內(nèi)容與崗位匹配性，同步完成簽證更新與用工合規(guī)確認(rèn)。

場景2：簽證種類與工作內(nèi)容不一致——需辦“在留資格變更許可申請”

若員工現(xiàn)有簽證與新工作內(nèi)容不匹配（如持“留學(xué)”簽證想轉(zhuǎn)為正式工作，或持“特定技能1號”簽證想更換為“技術(shù)·人文知識·國際業(yè)務(wù)”簽證），企業(yè)必須協(xié)助員工向入國管理局申請“在留資格變更許可”。

申請時需提交企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、錄用通知書、新崗位說明書、員工現(xiàn)有簽證等材料，待入國管理局審核通過、員工獲取新的在留資格后，方可正式入職，避免“非法用工”風(fēng)險。

最后提醒

中途錄用外國人員工時，“合規(guī)優(yōu)先”是核心原則。建議企業(yè)在核查簽證時，仔細(xì)核對員工簽證的有效期、許可業(yè)務(wù)范圍，必要時可咨詢?nèi)雵芾砭只驅(qū)I(yè)行政書士，確保手續(xù)流程無誤，讓員工順利入職，企業(yè)合規(guī)用工。