對于計劃中途錄用外國人員工的日本企業而言，簽證相關手續是合規用工的核心環節。若手續處理不當，不僅可能影響員工入職進度，還可能給企業帶來合規風險。以下為大家梳理中途錄用外國人員工的關鍵手續流程，幫企業高效完成辦理。

第一步：先做“簽證-工作匹配度”核查，這是所有手續的前提

在啟動錄用流程前，企業需優先核實擬錄用外國人當前所持的在留簽證種類，與本次錄用的實際工作內容是否匹配。

比如，員工持“技術·人文知識·國際業務”簽證，若錄用后從事的是翻譯、企劃等符合該簽證范疇的工作，即為匹配；若錄用后從事的是與簽證類型不符的體力勞動或其他非許可業務，則為不匹配。后續所有手續，均需根據“匹配”與“不匹配”兩種結果分類辦理。

二、分場景處理：兩類情況的具體手續流程

場景1：簽證種類與工作內容一致——2種可選操作方式

若核查后確認員工現有簽證與新工作內容相符，企業可根據實際需求，任選以下兩種方式完成手續：

1. 申請“就業資格證明書”

向日本入國管理局提交申請，為員工獲取就業資格證明，明確其在本企業工作的合法性，適合希望快速完成手續、確保用工合規的企業。

2. 借簽證更新節點提交說明

無需單獨申請證明，待員工原有簽證到期需更新時，企業向入國管理局提交《員工職務內容說明》《企業用工狀況說明》等材料，說明員工在本企業的具體工作內容與崗位匹配性，同步完成簽證更新與用工合規確認。

場景2：簽證種類與工作內容不一致——需辦“在留資格變更許可申請”

若員工現有簽證與新工作內容不匹配（如持“留學”簽證想轉為正式工作，或持“特定技能1號”簽證想更換為“技術·人文知識·國際業務”簽證），企業必須協助員工向入國管理局申請“在留資格變更許可”。

申請時需提交企業營業執照、錄用通知書、新崗位說明書、員工現有簽證等材料，待入國管理局審核通過、員工獲取新的在留資格后，方可正式入職，避免“非法用工”風險。

最后提醒

中途錄用外國人員工時，“合規優先”是核心原則。建議企業在核查簽證時，仔細核對員工簽證的有效期、許可業務范圍，必要時可咨詢入國管理局或專業行政書士，確保手續流程無誤，讓員工順利入職，企業合規用工。