在日本雇傭外國員工，就業規則怎么定才合規？這篇指南幫你避開所有坑！

依據日本《勞動基準法》，只要是“常年雇10人及以上”的企業或個體，無論員工是日本人還是外國人，都必須制定就業規則。這不僅是員工的行為規范，更是企業的管理“護身符”。

現在外國員工在日本企業的占比越來越高，針對他們制定適配的就業規則，是企業合規、留人的關鍵。今天就從必要性、語言適配、內容設計等核心維度，一次性講透。

?? 先劃重點：無論企業大小，只要雇了外國員工，就業規則都得“量身定制”，套用日本員工模板極易引發糾紛！

一、雇外國員工，就業規則非定不可？

很多老板問：“我公司就5個人，還用定規則嗎？”答案是：強烈建議定！

雖然《勞動基準法》只強制10人以上企業制定規則，但日本行政部門明確建議：“為保障勞動者權益，小公司也該把規則寫清楚。”

對外國員工來說，書面規則更是“剛需”——他們不熟悉日本職場的“潛規則”，清晰的條款能幫他們快速明確“該做什么、能得什么”，減少溝通成本。

尤其是拿工作簽證的高度專業人才，穩定的規則體系是建立信任的基礎，能大大降低優秀人才的流失率。

一句話總結：不管人多人少，雇了外國員工，就必須針對性制定就業規則，這是合規和留人的雙重保障。

二、語言難題：規則要用員工母語寫嗎？

這是最常被問到的問題，答案很簡單：不用必須，但一定要讓員工看懂。

《勞動基準法》沒規定語言，但企業有“公示義務”——如果外國員工因語言不通看不懂規則，相當于企業沒履行義務，出了糾紛企業要擔責。

實操中最穩妥的辦法是“日語為主，外語為輔”：

1. 用日語制定正式版本，滿足行政備案需求；

2. 把核心條款翻譯成員工母語，優先覆蓋薪酬、工作時間、獎懲這些關鍵內容。

這樣既合規，又能避免因語言誤解引發糾紛，中小企業也能控制翻譯成本。

三、核心條款設計：外國員工最關心這3點

就業規則分“法定必填”“按需填寫”“自主補充”三類，針對外國員工，重點盯緊這幾個核心模塊：

1. 薪酬：絕對不能有國籍歧視

? 同一崗位，外國員工薪酬不能低于日本員工；

? 必須符合當地最低工資標準，這是底線；

? 規則里的薪酬，要和《雇傭合同書》《勞動條件通知書》完全一致！

這里劃個大重點：如果實際發的工資比承諾的低，外國員工可能被認定“收入不穩定”，直接影響簽證更新！企業還可能被勞動部門查崗。

2. 解雇：條款必須“一刀切”明確

外國員工不熟悉日本解雇文化，規則里必須寫清：

- 什么情況會被解雇（比如連續曠工多少天）；

- 解雇前要提前通知多久；

- 經濟補償怎么算。

別用“態度不好”“違反職場禮儀”這種模糊詞，越具體越能避免糾紛。

3. 崗位調動：不能影響簽證

外國員工的簽證和崗位綁定，隨意調崗可能導致簽證失效。規則里必須明確：

“崗位調動需符合在留資格要求，且與員工協商一致”。

另外，自主補充條款里可以加企業理念、人才發展路徑，幫外國員工融入，增強歸屬感。

四、制定修改：外國員工也能當“代表”

規則不是企業單方說了算，制定或修改時，必須聽“過半數代表”的意見——這個代表，外國員工也能當！

只要不是部門主管這類“管理崗”，外國員工和日本員工一樣，有參選權和被選舉權。

這里要注意：“聽意見”不代表“要同意”，哪怕代表反對，只要企業履行了“聽取程序”，規則依然有效，但要把意見材料留好，以備核查。

如果修改規則對外國員工不利（比如降福利），一定要提前想好“為什么改”，準備好合理性說明——入境管理局可能會查。

五、最后一步：公示要讓所有人“看得見、看得懂”

規則定完不公示，等于沒定！企業有法定公示義務，這3種方式最實用：

1. 紙質版：發員工簽字確認，回執留好；

2. 線上版：傳企業微信群、共享盤，方便隨時查；

3. 線下版：貼在員工休息室、打卡處等顯眼位置。

對外國員工，光公示還不夠，最好加一場“規則講解會”，用母語講清條款，結合案例說明，確保他們真的理解。

結語：規則是最好的“橋梁”

隨著日本少子老齡化加劇，外國勞動者已成企業發展的重要力量。一份適配的就業規則，不僅能幫企業規避合規風險，更能搭建起企業與外國員工之間的信任橋梁。

從語言適配到條款設計，從制定流程到公示落地，每一步都多替外國員工考慮一點，才能真正留住人才，實現共贏。